วิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึกการประชุม (โดยไม่ต้องเขียน)

ผู้จัดการกรรมการและผู้นำของทีมห่างไกลเข้าร่วมการประชุมจำนวนมากในหนึ่งวัน หากคุณเป็นหนึ่งในนั้นคุณอาจเผชิญกับความท้าทายในการเป็นผู้นำการประชุมและจดบันทึกพร้อมกัน

คุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการทำงานหลายอย่าง แต่เมื่อพูดถึงการจดบันทึกคุณต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่าเสียเวลาเขียนทุกอย่างลงไป! ในบทความนี้เราจะแสดงข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการเน้นและวิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึกการประชุม

ใครควรจดบันทึกในการประชุม?

แต่ก่อนอื่นขอ: ใครควรรับผิดชอบในการจดบันทึก?

ไม่มีกฎที่กำหนดไว้สำหรับผู้ที่ควรจดบันทึกในการประชุม อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปขอแนะนำให้บุคคลที่จดบันทึกเป็นคนที่ไม่ได้นำเสนอหรือนำการประชุม

หากคุณเป็นซีอีโอผู้อำนวยการหรือผู้จัดการคุณมักจะเป็นผู้นำการประชุมและจะไม่มีความสามารถอย่างเต็มที่ในการจดบันทึกรายละเอียด นำการประชุมต้องใช้แบนด์วิดธ์สมองจำนวนมากและเป็นเรื่องยากที่จะจดบันทึกในเวลาเดียวกัน

คุณอาจพึ่งพาการบันทึกวิดีโอและดูหลังจากการประชุม แต่มาดูกันว่าใครมีเวลาทำเช่นนั้น?

บุคคลที่จดบันทึกในการประชุมนั้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมและผู้ที่มีอยู่ในการประชุม ตัวอย่างเช่นมันเป็นการโทรย้อนยุคที่มีหลายทีมเช่น dev, ผลิตภัณฑ์และทีมการตลาดหรือไม่? จากนั้นแต่ละทีมควรมีจดบันทึกที่ได้รับมอบหมายและจดบันทึกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา

ต่อไปนี้เป็นวิธีการกำหนดผู้รับบันทึก:

ตัดสินใจว่าใครจะจดบันทึกล่วงหน้าหากไม่ใช่การประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ
หากเป็นการประชุมที่เกิดซ้ำให้มีผู้จดบันทึกอย่างเป็นทางการ บทบาทนี้สามารถหมุนได้เป็นครั้งคราว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับหมายเหตุที่จะรับและสถานที่ที่ผู้คนสามารถค้นหาได้หลังจากการประชุม

ก่อนสิ้นสุดการประชุมสรุปข้อมูลเชิงลึกและรายการการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนรู้ว่าจะให้ความสำคัญกับอะไร

คุณควรบันทึกบันทึกการประชุมได้อย่างไร?

ตอนนี้เห็นได้ชัดว่าใครควรจดบันทึกถึงเวลาที่จะตัดสินใจว่าจะบันทึกบันทึกการประชุมของคุณอย่างไร มีตัวเลือกมากมาย! แต่ตัวเลือกมาพร้อมกับความสับสนและความสับสน

นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกลโดยใช้เครื่องมือต่าง ๆ จากGoogle เอกสารถึงอาสนะไปสู่ความคิด

แต่ก่อนที่จะพูดถึงเครื่องมือให้มุ่งเน้นไปที่ประเภทข้อมูลหลักที่ควรจะจบลงด้วยบันทึกย่อของคุณ

นี่คือข้อมูล 3 ประเภทที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญ:

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้

นี่คือ“ a-ha!” ช่วงเวลา. อาจเป็นคำพูดของลูกค้าที่น่าสนใจหรือแคมเปญใหม่ที่มีคนนำขึ้นในระหว่างการประชุม

ข้อมูลเชิงลึกอื่น ๆ อาจรวมถึง:

การค้นพบเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายใหม่ตามการเรียกการวิเคราะห์ของคุณ
แนวคิดสำหรับคุณสมบัติหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่สามารถนำลูกค้ามาใช้มากขึ้น
การตระหนักว่ากลยุทธ์การกำหนดราคาในปัจจุบันของคุณไม่ทำงาน

ความเข้าใจไม่จำเป็นต้องดำเนินการ มันต้องการการระดมสมองและคุณสามารถตัดสินใจในการประชุมครั้งต่อไปหากควรเป็นรายการแอ็คชั่นอย่างเป็นทางการ

รายการดำเนินการ

การพูดถึงรายการแอ็คชั่น ... สิ่งนี้จะต้องทำเนื่องจากการประชุม อาจเป็นอะไรก็ได้จาก“ ติดตามกับ John ในการนำเสนอของเขา” ไปจนถึง“ สร้างโฆษณาโฆษณาใหม่”

รายการการดำเนินการอื่น ๆ ได้แก่ :

ส่งแบบสำรวจลูกค้าเพื่อรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่
ขอให้ทีมออกแบบสร้าง Wireframes สำหรับคุณสมบัติใหม่
การสร้างแผนโครงการสำหรับไตรมาสที่กำลังจะมาถึง

รายการการกระทำเหล่านี้จะต้องกำหนดให้กับคนที่มีวันครบกำหนดที่ชัดเจน วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้เครื่องมือการจัดการงานเช่น Asana, Trello หรือ Notion สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีอะไรตกผ่านรอยแตกและทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไร

การตัดสินใจ

ข้อมูลประเภทสุดท้ายที่คุณควรทราบคือการตัดสินใจใด ๆ ในระหว่างการประชุม ตัวอย่างเช่น“ เราจะเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ในวันที่ XYZ”

การตัดสินใจมาถึงจากการพิจารณาก่อนหน้านี้และตอนนี้คุณได้รับฉันทามติเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ

การตัดสินใจบางอย่างอาจรวมถึง:

กลยุทธ์ไปสู่ตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่
แพลตฟอร์มโฆษณาใดที่จะใช้สำหรับแคมเปญที่กำลังจะมาถึง
ใครจะเป็นคนที่จะส่งมอบให้กับแต่ละคน

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าจะต้องจดจำข้อมูลใดแล้วเรามาพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึก

{{{RT_CTA_AI-Convenience}}

วิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึกการประชุม

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการจดบันทึกคือการไม่เขียนอะไรลงไป! เป็นไปได้อย่างไร? เป็นไปได้ด้วย Tactiq

Tactiq ให้การถอดความแบบเรียลไทม์ในการซูมของคุณ Google Meet และการประชุมทีม Microsoft

ในขณะที่ฟังก์ชั่นหลักของมันคือการบันทึกการถอดเสียงเต็มรูปแบบของการโทรโดยอัตโนมัติสิ่งที่ทำให้มันสมบูรณ์แบบในฐานะแอพบันทึกการประชุม AI คือความสามารถในการเน้นประโยคใด ๆ เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลเชิงลึกรายการแอ็คชั่นการตัดสินใจหรือคำถาม

มันจะแนะนำโดยอัตโนมัติเมื่อประโยคเป็นข้อมูลเชิงลึกรายการการกระทำการตัดสินใจหรือคำถามตามคำที่กล่าวไว้ในการประชุม

คุณไม่ต้องพิมพ์อะไรเลย! หลังจากการประชุมคุณจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังการถอดเสียงและสรุปไฮไลท์ของคุณ

สิ่งนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากเพราะ:

ดูเพิ่มเติม:

คุณไม่ต้องพิมพ์อะไรในระหว่างการประชุม คุณเพียงแค่ต้องรอรายการที่ถูกต้องเพื่อเน้น
คุณไม่ต้องอ่านการถอดเสียงทั้งหมดหลังการประชุม คุณเพียงแค่ต้องตรวจสอบ
คุณสามารถรวมเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ เช่นการบรรจบกันของ Google Drive และความคิดเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนรายการการกระทำเหล่านั้นให้เป็นการดำเนินการประจำวันของคุณ
คุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อนร่วมทีมคนอื่น ๆ ในฐานะ PDF หรือ Google Doc

มันได้ปฏิวัติกระบวนการจดบันทึกของฉันในฐานะนักเขียนและนักการตลาดอิสระ

เมื่อฉันมีการโทรกับลูกค้ามันเป็นความรับผิดชอบของฉันที่จะจดบันทึก แต่มันก็ท้าทายที่จะพูดคุยและเขียนในเวลาเดียวกัน ดังนั้นคุณสมบัติไฮไลต์จึงมีประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อ!

หลังจากการประชุมฉันเพิ่งรวมไฮไลท์เป็นกระสุนในอีเมลและแนบ PDF สำหรับการถอดเสียงเต็มรูปแบบ

วิธีเริ่มต้นใช้ Tactiq สำหรับการประชุมของคุณ

หมายเหตุไฮไลต์เป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญของ Tactiq คุณและทีมของคุณควรเริ่มใช้ในการประชุมทุกครั้ง

นี่คือวิธีเริ่มต้น:

ติดตั้ง Tactiq บน Chrome
ลงทะเบียนสำหรับบัญชีฟรี
เชื่อมต่อเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอของคุณภายใต้การรวม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดคุณสมบัติการถอดความในเครื่องมือการประชุมวิดีโอที่เกี่ยวข้อง
เริ่มการประชุมของคุณในแบบที่คุณมักจะทำและหน้าต่าง Tactiq จะปรากฏที่ด้านล่างขวาของการประชุม

Tactiq มาพร้อมกับการประชุมฟรี 10 ครั้งต่อเดือน แต่ถ้าคุณและทีมของคุณมีการโทรมากขึ้นในแต่ละเดือนคุณสามารถอัพเกรดเป็นแผนมืออาชีพและทีมซึ่งให้สายและไฟสูงอัตโนมัติไม่ จำกัด

ห่อมัน

มีหลายวิธีในการจดบันทึก สิ่งสำคัญคือการเข้าใจว่าใครเป็นผู้จดบันทึกและข้อมูลประเภทใดที่คุณควรจดจ่อ และแน่นอนคุณสามารถพิมพ์โน้ตของคุณได้ แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Tactiq เพื่อให้ง่ายและไม่เจ็บปวดในการเป็นผู้นำการประชุมและจดบันทึกในเวลาเดียวกัน