หมวดหมู่สีในแอปพลิเคชัน Outlook ใหม่และเว็บอินเตอร์เฟสช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการมองเห็นเหตุการณ์ปฏิทินและงานทำให้ง่ายต่อการระบุและติดตามรายการข้ามโฟลเดอร์ การกำหนดหมวดหมู่ที่มีสีที่แตกต่างกันช่วยให้ผู้ใช้เห็นข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงการเตือนความจำส่วนบุคคลหรือรายการที่เกี่ยวข้องกับโครงการปรับปรุงองค์กรโดยตรงและลดเวลาการค้นหา
การกำหนดหมวดหมู่สีให้กับรายการ
ขั้นตอนที่ 1:ค้นหาอีเมลเหตุการณ์ปฏิทินหรืองานที่คุณต้องการจัดระเบียบ คลิกขวาที่รายการเพื่อแสดงเมนูบริบท การดำเนินการนี้ใช้งานได้ทั้งในรายการข้อความและมุมมองปฏิทิน
ขั้นตอนที่ 2:โฮเวอร์เหนือหรือเลือกจัดหมวดหมู่จากเมนู รายการหมวดหมู่สีที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น คลิกที่หมวดหมู่ที่ต้องการเพื่อกำหนดให้กับรายการที่เลือก คุณสามารถกำหนดหลายหมวดหมู่ให้กับรายการเดียวกันโดยทำซ้ำกระบวนการนี้
ที่เกี่ยวข้อง:
ขั้นตอนที่ 3:หากหมวดหมู่ที่คุณต้องการไม่สามารถมองเห็นได้ให้เลือกจัดการหมวดหมู่หรือทุกหมวดหมู่ที่ด้านล่างของรายการ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงหมวดหมู่ที่สมบูรณ์ของคุณรวมถึงหมวดหมู่ที่กำหนดเอง
การกำหนดหมวดหมู่โดยตรงจากริบบิ้นก็เป็นไปได้เช่นกัน เมื่อเลือกรายการให้คลิกสามจุดบนริบบิ้นไปที่จัดหมวดหมู่และเลือกหมวดหมู่ของคุณจากดรอปดาวน์
การสร้างหมวดหมู่สีใหม่
ขั้นตอนที่ 1:คลิกขวาที่อีเมลกิจกรรมปฏิทินหรืองานจากนั้นเลือกจัดหมวดหมู่และเลือกหมวดหมู่ใหม่- อีกวิธีหนึ่งคือเข้าถึงริบบิ้นคลิกสามจุดและเลือกจัดหมวดหมู่-หมวดหมู่ใหม่หรือนำทางไปยังการตั้งค่า(ไอคอนเกียร์)>บัญชี-หมวดหมู่และคลิกสร้างหมวดหมู่-
ขั้นตอนที่ 2:ป้อนชื่อเชิงพรรณนาสำหรับหมวดหมู่ของคุณ เลือกสีจากตัวเลือกที่มีอยู่เพื่อแยกความแตกต่างของหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 3:คลิกบันทึกหรือกดEnterเพื่อเพิ่มหมวดหมู่ใหม่ ตอนนี้จะปรากฏในรายการหมวดหมู่ของคุณและสามารถกำหนดให้กับรายการข้าม Outlook
หมวดหมู่ที่กำหนดเองมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการปรับเปลี่ยนระบบองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างหมวดหมู่เช่นโครงการอัลฟ่า-การเงิน, หรือการท่องเที่ยวสำหรับการระบุอย่างรวดเร็ว
การเปลี่ยนชื่อและเปลี่ยนสีหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 1:เข้าถึงหน้าจอการจัดการหมวดหมู่โดยคลิกการตั้งค่า-บัญชี-หมวดหมู่(สำหรับแอป Outlook Web ให้ไปที่การตั้งค่า-ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด-ทั่วไป-หมวดหมู่-
ขั้นตอนที่ 2:ค้นหาหมวดหมู่ที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนสี คลิกที่แก้ไขไอคอน (ดินสอ) ถัดจากมัน
ขั้นตอนที่ 3:ป้อนชื่อใหม่สำหรับหมวดหมู่และ/หรือเลือกสีใหม่จากตัวเลือกสี การเปลี่ยนแปลงนี้จะอัปเดตฉลากหมวดหมู่และสีสำหรับทุกรายการที่กำหนดไว้ในปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 4:คลิกบันทึกเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงของคุณ การเปลี่ยนชื่อหมวดหมู่เพื่อสะท้อนวัตถุประสงค์ของพวกเขา (เช่นการเปลี่ยน“ สีแดง” เป็น“ เร่งด่วน”) ช่วยชี้แจงระบบองค์กรของคุณ
การลบหรือล้างหมวดหมู่จากรายการ
ขั้นตอนที่ 1:คลิกขวาที่รายการ (อีเมลเหตุการณ์หรืองาน) ที่คุณต้องการลบหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 2:เลือกจัดหมวดหมู่เพื่อดูหมวดหมู่ที่ได้รับมอบหมาย หมวดหมู่ที่มีเครื่องหมายถูกจะถูกนำไปใช้ในปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 3:หากต้องการลบหมวดหมู่เดียวให้คลิกชื่อเพื่อล้างเครื่องหมายถูก หากต้องการลบหมวดหมู่ทั้งหมดออกจากรายการให้เลือกล้างหมวดหมู่ทั้งหมด-
กระบวนการนี้ช่วยให้ระบบองค์กรของคุณเป็นปัจจุบันเมื่อลำดับความสำคัญและโครงการเปลี่ยนแปลง
การลบหมวดหมู่ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 1:เปิดหน้าจอการจัดการหมวดหมู่ผ่านการตั้งค่า-บัญชี-หมวดหมู่-
ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่ลบ(ถังขยะ) ไอคอนถัดจากหมวดหมู่ที่คุณต้องการลบ
ขั้นตอนที่ 3:ยืนยันการลบหากได้รับแจ้ง หมวดหมู่จะถูกลบออกจากรายการของคุณและไม่ได้ออกแบบจากรายการทั้งหมด
การลบหมวดหมู่ที่ไม่ได้ใช้ช่วยให้รายการของคุณจัดการได้และป้องกันความสับสน
การเรียงลำดับและการกรองตามหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 1:นำทางไปยังไฟล์กล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์เมลที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2:คลิกที่เรียงลำดับปุ่มที่มุมบนขวา เลือกหมวดหมู่จากเมนูดรอปดาวน์ ตอนนี้อีเมลของคุณจะถูกจัดกลุ่มตามหมวดหมู่สีที่ได้รับมอบหมายทำให้ง่ายต่อการมุ่งเน้นไปที่โครงการหรือลำดับความสำคัญเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 3:หากต้องการกรองอีเมลตามหมวดหมู่ให้คลิกที่แท็กหมวดหมู่ที่แนบมากับอีเมลใด ๆ สิ่งนี้จะแสดงรายการทั้งหมดด้วยหมวดหมู่นั้นในโฟลเดอร์ หากต้องการ จำกัด มุมมองไปยังโฟลเดอร์เฉพาะให้คลิกชื่อโฟลเดอร์ที่แสดงถัดจากหัวเรื่อง ออกจากมุมมองที่กรองโดยคลิกลูกศรชี้ซ้ายในช่องค้นหา
เป็นที่โปรดปรานหมวดหมู่สำหรับการเข้าถึงที่รวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 1:ในหน้าจอการจัดการหมวดหมู่คลิกที่ดาวไอคอนถัดจากหมวดหมู่ใด ๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการโปรดของคุณ
ขั้นตอนที่ 2:หมวดหมู่ที่ชื่นชอบตอนนี้ปรากฏในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณภายใต้รายการโปรด- การเลือกจะแสดงอีเมลทั้งหมดด้วยหมวดหมู่นั้นทันทีช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการเข้าถึงข้อความหรือโครงการสำคัญ
ค้นหาตามหมวดหมู่
หากคุณใช้Outlook คลาสสิกคุณสามารถใช้หมวดหมู่กับไฟล์ค้นหาโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 1:ในบานหน้าต่างนำทางคลิกขวาค้นหาโฟลเดอร์และเลือกสร้างโฟลเดอร์ค้นหาใหม่-
ขั้นตอนที่ 2:ในหน้าต่างโต้ตอบเลือกจดหมายที่จัดหมวดหมู่จากตัวเลือกที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 3:กำหนดชื่อให้กับโฟลเดอร์ค้นหาและเลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการรวม คลิกสร้างเสร็จสิ้น โฟลเดอร์การค้นหาใหม่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเนื่องจากรายการถูกจัดหมวดหมู่หรือไม่มีหมวดหมู่ซึ่งให้มุมมองแบบไดนามิกของรายการทั้งหมดที่มีหมวดหมู่เฉพาะ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการหมวดหมู่
- เปลี่ยนชื่อหมวดหมู่ทั่วไปเพื่อสะท้อนเวิร์กโฟลว์ของคุณเช่นการเปลี่ยนแปลงสีฟ้าถึงลูกค้ากหรือสีเขียวถึงการเงิน-
- กำหนดหลายหมวดหมู่ให้กับรายการที่ครอบคลุมหลายโครงการหรือบริบทเพื่อปรับปรุงการอ้างอิงข้าม
- สร้างกฎเพื่อจัดหมวดหมู่ข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติตามผู้ส่งหัวเรื่องหรือคำหลักโดยลดการเรียงลำดับด้วยตนเอง
- การซิงค์หมวดหมู่ข้ามอุปกรณ์โดยใช้ Outlook ใหม่เพื่อให้มั่นใจว่าทำงานบนเดสก์ท็อปเว็บหรือมือถือ
- โปรดทราบว่าสีและชื่อหมวดหมู่นั้นเฉพาะเจาะจงกับบัญชีและอุปกรณ์ของคุณ คนอื่นจะไม่เห็นหมวดหมู่ของคุณในรายการที่ใช้ร่วมกัน
การใช้หมวดหมู่สีในองค์กร Outlook Streamlines ใหม่และการดึงอีเมลกิจกรรมและงาน ด้วยขั้นตอนเหล่านี้คุณสามารถสร้างระบบที่ปรับให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างรวดเร็วและทำให้พื้นที่ทำงานดิจิตอลของคุณมีประสิทธิภาพ
